Adobe Systems est une icône de la Silicon Valley réputée pour l’omniprésence de son logiciel de type PDF (portable document format). Étant donné les racines de la société dans les documents numériques, il n’est pas surprenant qu’Adobe possède le service de signature électronique Adobe Sign.
Le logiciel de signature électronique permet aux entreprises de rationaliser le processus de signature de documents et de conclure des transactions commerciales plus rapidement que la pratique traditionnelle de la signature humide. Adobe Sign offre ces avantages grâce à une gamme d’outils étendue et puissante.
Adobe Sign bénéficie de la capitalisation boursière de plusieurs milliards de dollars d’Adobe et de sa longue histoire dans le domaine des produits documentaires, qui remonte à sa création en 1982. Découvrons les fonctionnalités du logiciel pour vous aider à déterminer s’il s’agit de la bonne solution pour votre entreprise.
Table des Matières
À qui s’adresse Adobe Sign ?
Les fonctionnalités d’Adobe Sign sont complètes et répondent aux besoins des entreprises de toutes tailles et de tous types. Que vous recueilliez des signatures numériques auprès de clients individuels ou que vous envoyiez des documents à un grand groupe, Adobe Sign offre de nombreuses possibilités.
Son vaste ensemble de fonctionnalités est idéal pour les entreprises exigeantes en matière de collecte de signatures électroniques. Il convient à tous les secteurs d’activité, y compris ceux qui sont soumis à des exigences strictes en matière de données légales et réglementaires. Les administrations publiques, les établissements de santé et les institutions financières comptent parmi les utilisateurs d’Adobe Sign.
Bien que toute entreprise puisse bénéficier des capacités d’Adobe Sign, ce logiciel est destiné aux grandes entreprises. Adobe Sign est conçu pour les entreprises comptant des équipes ou des services multiples et pour les grandes entreprises qui exécutent régulièrement des signatures numériques.
Le logiciel est idéal pour des groupes tels que les services commerciaux, compte tenu de la nécessité fréquente de recueillir les signatures des clients sur des propositions, des contrats et d’autres formulaires.
Et si vous êtes un entrepreneur individuel ou une petite entreprise ? Adobe Sign peut répondre à vos besoins, mais Adobe vous oriente vers un autre produit, moins coûteux, qui offre des fonctions de signature électronique avec moins de fonctionnalités.
Modèles de documents
La configuration d’un document pour la collecte de signatures électroniques peut prendre du temps. Pour les documents fréquemment utilisés, tels qu’un contrat de vente, Adobe Sign vous permet d’enregistrer ces formulaires sous forme de modèles.
L’utilisation de modèles est indispensable pour toute organisation. Après avoir configuré un document pour la collecte de signatures et modifié minutieusement les paramètres de chaque champ, vous ne souhaitez pas répéter ce travail.
Les modèles vous évitent cela et permettent à votre entreprise de capturer systématiquement les mêmes informations à chaque demande de signature. Vous pouvez également partager des modèles avec d’autres personnes de votre entreprise.
Au cours du processus de configuration du document, Adobe Sign vous permet d’enregistrer votre accord sous forme de modèle. Une fois que vous avez ajouté des modèles à votre compte, vous pouvez les choisir pour éviter de créer un accord à partir de zéro. Adobe Sign fournit même quelques modèles courants pour vous aider à démarrer, comme le formulaire W-4.
Collecte de signatures
La signature de documents avec Adobe Sign est efficace et efficiente. Un courrier électronique informe les destinataires de votre demande et les relie aux accords.
Dans le document, les destinataires disposent de plusieurs options, telles que l’affichage de votre message et la délégation de la responsabilité de la signature à d’autres personnes. Les destinataires sont informés du nombre et de l’emplacement des champs à remplir.
L’interface Adobe Sign suit le statut de l’accord pour chaque document et vous recevez des alertes par e-mail lorsque les destinataires prennent des mesures. Adobe Sign envoie aussi automatiquement une copie PDF des accords complétés à toutes les parties.
Application mobile
Il existe une application mobile autonome Adobe Sign. Bien qu’elle offre la plupart des fonctionnalités disponibles dans la version de bureau, elle n’a pas tout. Par exemple, il n’est pas possible d’afficher les documents à l’état de projet.
L’application mobile Adobe Sign répond aux principaux besoins en matière de signature électronique, comme la préparation de documents et la collecte de signatures en personne. Elle est bien adaptée au suivi du statut.
La plupart des applications mobiles sont simples, mais celle-ci n’est pas aussi rationalisée que l’application de bureau. La fonctionnalité peut s’avérer maladroite et implique plusieurs étapes en fonction de la tâche, notamment la préparation de documents. Mais c’est une option acceptable pour suivre et accomplir vos tâches de signature électronique en déplacement.
La plus grande difficulté réside dans l’utilisation d’un écran tactile. Vous pouvez facilement déplacer ou ajouter des champs dans un document par inadvertance. Il n’est donc pas recommandé de modifier des accords sur un appareil mobile.
L’application mobile d’Adobe Sign vous oblige à suivre quatre étapes pour exécuter les signatures en personne.
L’application mobile d’Adobe Sign permet de recueillir des signatures en personne. Source : Adobe Sign.
Intégrations tierces
Les logiciels de signature électronique gagnent en puissance lorsqu’ils sont intégrés à des applications tierces, telles que des logiciels de CRM. Adobe Sign propose des intégrations avec de nombreuses applications tierces populaires, notamment Salesforce et Google Drive.
Ces intégrations Adobe e-signature vous permettent d’intégrer des documents stockés sur des services tiers, ainsi que d’autres avantages. Par exemple, l’intégration d’Adobe Sign à Microsoft 365 vous permet d’envoyer des documents à signer directement depuis Microsoft Word, Outlook ou PowerPoint.
Facilité d’utilisation d’Adobe Sign
Certains logiciels de signature électronique sont faciles à utiliser, tandis que d’autres sont excessivement complexes. Adobe Sign se situe entre les deux. Son interface est propre et épurée, mais pas toujours intuitive, ce qui rend la courbe d’apprentissage plus raide qu’elle ne devrait l’être.
En outre, certaines fonctionnalités sont déroutantes ou excessivement complexes. Lorsque vous entrez dans les paramètres du compte, vous êtes confronté à une avalanche d’options, notamment celle d’autoriser votre équipe à envoyer des mises à jour de documents sur Twitter. (Je ne comprends pas pourquoi une entreprise voudrait annoncer la signature de documents sur Twitter).
La préparation d’un document pour la collecte de signatures électroniques comprend des options peu intuitives telles que le timbre de participation. Si vous ajoutez accidentellement un champ de signature pour le mauvais signataire, vous devez passer par plusieurs étapes pour le corriger.
Si vous devez quitter Adobe Sign avant d’avoir terminé la préparation de votre document, vous devez enregistrer manuellement votre progression.
Lorsque vous ajoutez un champ, Adobe Sign vous propose une pléthore d’options de modification, notamment les conditions dans lesquelles il doit être affiché. Cela ajoute de la souplesse, mais c’est excessif.
Vous souhaitez préparer rapidement des documents plutôt que de passer du temps à régler les paramètres de chaque champ. Mais si vous avez l’intention de configurer un document avec des paramètres précis, tirez parti des modèles d’Adobe Sign pour éviter de répéter ce travail.
Il ne s’agit pas de la solution de signature électronique la plus simple ou la plus directe du marché, mais Adobe Sign offre certaines fonctionnalités rationalisées, comme le regroupement sur une seule page des étapes du processus de configuration du document dans la version de bureau. La force d’Adobe Sign réside dans ses capacités étendues plus que dans sa facilité d’utilisation.
Tarifs et Prix d’Adobe Sign
Adobe Sign propose deux types d’abonnement:
- L’abonnement Small Business coûte 29,99 euros par mois pour chaque licence logicielle achetée et facturée annuellement. Vous pouvez acheter jusqu’à neuf licences.
- Abonnement Business et Enterprise: Les entreprises qui souhaitent disposer de plus de licences ou de fonctionnalités avancées peuvent choisir l’abonnement Business et Enterprise. Le prix varie en fonction des besoins de votre entreprise ; appelez-nous pour obtenir un devis.
Le prix d’Adobe Sign est plus élevé que celui de ses concurrents. Le logiciel offre généralement plus de fonctionnalités, comme l’accès à son API (interface de programmation d’applications) sans frais supplémentaires, alors que les concurrents facturent généralement des frais d’API distincts.
Évaluez les fonctionnalités qui importent le plus à votre entreprise pour déterminer si le prix d’Adobe Sign est intéressant pour vous.
Il faut également tenir compte de la limite du nombre de transactions de signature électronique autorisées par an par Adobe Sign. Les plans Small Business sont limités à 150 transactions annuelles par licence utilisateur.
Les abonnements Business et Enterprise sont plafonnés en fonction de ce qui est acheté avec le plan. Si vous prévoyez un volume élevé de transactions par an, Adobe Sign propose une tarification par transaction.
La tarification d’Adobe Sign comprend deux options, un plan Small Business ou un plan Business et Enterprise.
Adobe Sign limite ses options de prix à deux plans d’abonnement. Source : Adobe Sign.
Support client d’Adobe Sign
Le support d’Adobe Sign consiste principalement en un centre d’aide en ligne en libre-service, qui regorge de contenu. Des instructions, des articles, des vidéos et un forum communautaire apportent des réponses à de nombreuses questions. La quantité de contenu est telle qu’il peut s’avérer difficile de trouver les informations que vous recherchez.
Une option de chat vous permet d’obtenir des réponses à tout moment grâce au chatbot automatisé d’Adobe Sign. L’assistance téléphonique n’est pas disponible, sauf si vous optez pour le plan d’abonnement Business et Enterprise.
Avantages d’Adobe Sign
Adobe Sign offre un riche ensemble de fonctionnalités. Il couvre les bases de la signature électronique et bien plus encore. Envoyez des documents à signer à un grand nombre de signataires grâce à la fonction Mega Sign. Insérez un formulaire sur votre site web pour recueillir des signatures en ligne.
Adobe Sign offre une grande souplesse pour mettre en œuvre des processus de signature électronique en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise.
Vous pouvez utiliser Adobe Sign pour répondre aux exigences légales et de conformité propres à votre secteur d’activité, telles que la loi fédérale HIPPA (Health Insurance Portability and Accountability Act) pour les organismes médicaux. Adobe Sign est conforme aux réglementations gouvernementales et sectorielles en vigueur dans le monde entier.
Leader dans le domaine de la documentation numérique depuis les années 1980, Adobe propose une série de services qui complètent Adobe Sign. Le nuage de documents d’Adobe permet aux entreprises de stocker des documents directement auprès d’Adobe, ce qui simplifie votre utilisation d’Adobe Sign en vous permettant d’accéder rapidement aux documents et de les envoyer pour signature électronique.
Adobe Sign fournit une page permettant de créer un formulaire web pour recueillir des signatures électroniques sur votre site web.
Les avantages d’Adobe Sign incluent la création facile de formulaires web pour la collecte de signatures en ligne. Source : Adobe Sign.
Adobe Sign est-il adapté à votre entreprise ?
Adobe Sign est un outil de signature électronique puissant, mais pour tirer le meilleur parti du produit, il est préférable d’opter pour un compte d’entreprise adapté aux besoins spécifiques de votre entreprise. Par exemple, les rapports ne sont disponibles que pour les clients professionnels.
Le plafond de l’abonnement Small Business sur le nombre de transactions annuelles de signature électronique et la limite de neuf utilisateurs signifient qu’une entreprise avec une équipe de vente aura probablement besoin de l’option d’abonnement Business et Enterprise.
Pour les entreprises qui utilisent une solution CRM telle que Salesforce, ces intégrations tierces plus importantes ne sont disponibles que pour les comptes Business et Enterprise.
Pour les petites entreprises qui ont des besoins simples en matière de signature électronique ou qui n’ont pas à tenir compte des réglementations sectorielles, il est intéressant d’explorer d’autres logiciels de signature électronique. Il existe des versions gratuites et des alternatives moins coûteuses, en fonction des fonctionnalités dont vous avez besoin.
Questions fréquemment posées sur Adobe Sign
Adobe Sign propose-t-il une version gratuite ?
Il n’existe pas de version gratuite, mais Adobe Sign permet de tester gratuitement son logiciel pendant 14 jours. Toutes les fonctionnalités ne sont pas disponibles pendant la période d’essai, ce qui rend difficile une véritable évaluation du produit.
Adobe Sign est-il sécurisé ?
Oui. Adobe Sign est certifié conforme aux pratiques de sécurité standard du secteur pour protéger vos documents, données et informations personnelles. La société met à votre disposition une bibliothèque de ressources contenant des informations détaillées sur ses contrôles de sécurité et de conformité.
Combien de documents puis-je envoyer avec Adobe Sign?
Adobe Sign limite le nombre de transactions de documents en fonction de votre plan d’abonnement. Ses abonnés Small Business sont limités à 150 transactions par an et par utilisateur. Un maximum de neuf utilisateurs est autorisé avant que vous ne deviez passer à un compte Business et Enterprise.
Les abonnements Business et Enterprise sont personnalisés en fonction des besoins de votre entreprise, de sorte que les transactions sont plafonnées en fonction des spécificités de votre achat. Vous pouvez opter pour une limite par utilisateur ou, si vous avez besoin de plus de flexibilité, choisir une option de tarification par transaction.
