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Caractéristique et prix de DocuSign

  • 11 min read
DocuSign-Apercu

DocuSign est le leader du marché des logiciels de signature électronique avec une part de marché estimée à 70 %. En tant que l’une des plus anciennes sociétés de signature électronique, fondée en 2003, elle a eu des années pour mettre en place un ensemble de fonctionnalités solides et complètes.

L’entreprise va désormais au-delà des capacités de signature électronique, en proposant une suite de services de documentation numérique. Nous allons nous plonger dans l’application de base de DocuSign pour vous aider à déterminer si elle est adaptée à vos besoins.

À qui s’adresse DocuSign ?

DocuSign offre des options de signature de documents pour les entreprises de toute taille, des petites organisations aux multinationales. Elle propose également une version personnelle pour les particuliers et peut travailler avec les entreprises sur des solutions personnalisées non couvertes par ses fonctionnalités standard.

DocuSign est sécurisé et conforme aux réglementations américaines et internationales, ce qui en fait la solution idéale pour répondre aux exigences d’une entreprise en matière de signatures électroniques juridiquement contraignantes. Il comprend des fonctionnalités spécialement conçues pour le secteur de l’immobilier, l’un des premiers utilisateurs de DocuSign.

Les fonctionnalités de DocuSign

DocuSign offre un vaste ensemble de fonctionnalités allant de la publication d’un formulaire signable sur votre site Web à la collecte de paiements au moyen d’une signature électronique. Il est impossible de tout couvrir, mais voici les principales fonctionnalités permettant de répondre aux besoins fondamentaux d’une entreprise en matière de signature électronique.

Configuration du document

Le cœur du logiciel de signature électronique réside dans la configuration des documents. DocuSign rend ce processus simple et intuitif tout en proposant des options adaptées à de nombreux scénarios, de l’envoi de documents par e-mail à la signature en personne.

La configuration des documents commence par le téléchargement de votre formulaire. Marquez les zones où vos destinataires doivent agir. Les outils de DocuSign offrent une fonction de glisser-déposer pour définir facilement les endroits où les signatures et autres informations pertinentes sont requises.

Les petites touches améliorent le processus. Les signataires du document sont codés par couleur lorsque plusieurs personnes doivent signer. Définissez des cases à cocher, des initiales et d’autres éléments communs nécessitant une action de la part de votre destinataire. Si les champs standard ne répondent pas à vos besoins, vous pouvez créer un champ personnalisé.

Pour une sécurité renforcée, vous pouvez ajouter un code d’accès au document. Les destinataires doivent saisir le code pour ouvrir et signer le formulaire.

DocuSign-Document

Modèles et Template DocuSign

Vous utilisez les mêmes documents à plusieurs reprises ? Marquez-les comme modèles. Vous les configurez une fois et vous pouvez les réutiliser avec différents signataires et les partager avec d’autres personnes de votre organisation.

Cette option est avantageuse pour les formulaires standard de l’entreprise utilisés fréquemment, tels que les propositions, les accords de non-divulgation (NDA) et les contrats de service. Les modèles stockés sont disponibles dans une section dédiée de la plate-forme DocuSign, ce qui les rend facilement et rapidement accessibles.

Ajoutez un mot de passe lorsqu’un modèle est utilisé par plusieurs personnes dans une organisation. Les autres utilisateurs doivent connaître le mot de passe pour modifier le modèle, ce qui garantit un contrôle rigoureux des modifications.

DocuSign-Modele

Suivi des documents en ligne

Demander des signatures est important, mais récupérer les documents signés l’est tout autant. DocuSign facilite ce processus grâce à ses fonctions de suivi des documents.

DocuSign propose un écran permettant de visualiser le statut des documents envoyés. Vous pouvez prendre plusieurs mesures, comme effectuer des mises à jour ou consulter un historique des actions effectuées sur vos formulaires. Si votre destinataire demande à nouveau le document, cet écran vous permet de le renvoyer d’un simple clic.

Votre boîte de réception indique les documents qui attendent votre signature. Vous pouvez organiser les éléments dans des dossiers, et un champ de recherche vous aide à trouver rapidement les documents.

DocuSign-gestion-document

Intégrations et téléchargement de DocuSign

Les entreprises qui recueillent des signatures électroniques utilisent également d’autres applications, telles que des logiciels de gestion de la relation client.

DocuSign s’intègre à plus de 350 fournisseurs tiers. Ces intégrations rationalisent les flux de travail de votre entreprise.

Des intégrations avec des fournisseurs de logiciels existent dans de nombreux secteurs, notamment les soins de santé, les organisations à but non lucratif et l’éducation. Lorsqu’un représentant commercial utilisant Salesforce pour gérer son pipeline de ventes conclut une affaire, il peut utiliser DocuSign pour finaliser le contrat.

DocuSign fonctionne également avec les plateformes logicielles de ressources humaines (RH), notamment Workday, pour signer les documents RH.

Si vous stockez vos documents chez un fournisseur de services en nuage, il est bon de savoir que DocuSign s’intègre à des options populaires telles que Google Cloud et Dropbox.

Rapports

Votre compte comprend des rapports. Ces rapports présentent des statistiques de base, telles que le nombre d' »enveloppes » envoyées. (Une enveloppe est l’étiquette de DocuSign pour l’ensemble des documents envoyés à un destinataire).

Les rapports sont mis à jour en temps réel, de sorte que lorsque les signatures sont collectées et les documents renvoyés, vous pouvez voir ces actions reflétées dans les rapports. Programmez l’exécution automatique des rapports les plus fréquemment utilisés. Les rapports sont téléchargeables, ce qui facilite leur partage.

DocuSign-Rapport

La facilité d’utilisation de DocuSign

L’un des points forts de DocuSign est sa facilité d’utilisation. Il suffit de télécharger votre document, de marquer les zones à signer et de l’envoyer par courrier électronique aux destinataires. Ces étapes se déroulent grâce à des fonctions conviviales de glisser-déposer dans une interface intuitive et propre qui vous guide tout au long des étapes.

L’inconvénient est que DocuSign vous oblige à répéter les étapes lorsque vous souhaitez apporter des modifications. Cela vous oblige à cliquer sur le bouton « suivant » pour contourner les écrans que vous ne mettez pas à jour afin d’atteindre les écrans pertinents.

Les destinataires n’ont pas à télécharger de logiciel ni à s’inscrire à un compte. Il leur suffit d’ouvrir le document qui leur a été envoyé par courrier électronique et de le signer. Dès qu’ils confirment leur signature, vous en êtes informé, ce qui rend l’ensemble du processus fluide et sans effort.

L’outil de téléchargement d’images de DocuSign présente une fenêtre qui permet aux utilisateurs de faire glisser et de déposer des documents dans cette zone.
DocuSign vous accompagne tout au long du processus de signature électronique, en commençant par le téléchargement des documents. Source : DocuSign.

La tarification de DocuSign: Existe t’il un essai gratuit?

DocuSign-prix

DocuSign propose trois niveaux de prix standard, à partir de 10 dollars par mois pour un seul utilisateur en cas de paiement annuel. Le prix passe à 25 $/mois par personne pour un maximum de cinq utilisateurs dans votre organisation avec une facturation annuelle.

Les prix de DocuSign sont élevés par rapport à ceux de la concurrence. Aucune version gratuite n’est disponible, mais la société propose une période d’essai gratuite de 30 jours et une démo DocuSign pour tester l’application.

Les comptes d’entreprise de DocuSign proposent un quatrième niveau de tarification pour les entreprises qui recherchent des implémentations personnalisées. La tarification dépend des besoins spécifiques de votre organisation, alors appelez DocuSign pour obtenir un devis.

Il existe une tarification distincte pour les sociétés immobilières. Ils commencent également à 10 dollars par mois pour les particuliers payant annuellement.

Avez-vous simplement besoin d’un logiciel qui vous permette de signer des documents électroniquement ? DocuSign propose gratuitement une option de signature seule. Vous ne pouvez pas demander la signature d’autres personnes, mais cette option est utile pour signer électroniquement des documents plutôt que de devoir imprimer, signer, puis scanner le formulaire pour le renvoyer.

Support client de DocuSign

Les options d’assistance standard de DocuSign sont le libre-service et le chat. Un centre d’assistance en ligne fournit des articles et des tutoriels vidéo qui peuvent vous aider à répondre aux questions et aux défis les plus courants.

L’entreprise propose des cours de formation en ligne complets qui abordent de nombreux domaines, depuis les bases de la signature électronique jusqu’à la manière dont les ingénieurs logiciels de votre entreprise peuvent utiliser l’API (interface de programmation d’applications) DocuSign pour des implémentations personnalisées.

Vous pouvez également poser des questions à la communauté DocuSign. Si vous n’y arrivez toujours pas, vous pouvez utiliser la fonction de chat intégrée à DocuSign pour obtenir de l’aide, ou soumettre votre problème via un système de gestion des cas en ligne.

Si vous souhaitez bénéficier d’une assistance téléphonique ou d’un autre service client DocuSign, tel qu’un temps de réponse plus rapide, vous devez payer un plan d’assistance distinct.

Avantages de DocuSign

DocuSign permet de capturer facilement des signatures numériques, mais il brille vraiment lorsqu’il est utilisé en équipe. Les modèles sont partagés, de sorte que les bonnes informations sont systématiquement collectées pour chaque document.

Des rapports montrent comment chaque membre de l’équipe utilise la plateforme. Elle est disponible en 43 langues, ce qui rend DocuSign accessible aux équipes et aux destinataires du monde entier.

L’écosystème de produits de DocuSign constitue un autre avantage. Ceux-ci vous permettent d’aller au-delà des signatures électroniques pour automatiser votre flux de gestion de documents ou gérer les négociations contractuelles en suivant les modifications tout au long du processus. Ces fonctionnalités supplémentaires font l’objet d’une tarification distincte.

Les destinataires des documents en bénéficient également puisqu’ils signent les documents gratuitement. Ils n’ont jamais besoin de payer ou de s’inscrire à un compte.

Une solution complète

Les nombreuses années d’expérience de DocuSign dans le domaine de la signature électronique se traduisent par un ensemble de fonctionnalités solides, qui font que les signatures humides appartiennent au passé. Elle convient parfaitement à toute une série de scénarios, qu’il s’agisse de contrats, de documents de prêt, de documents d’embauche ou de contrats de location.

Chaque document est crypté pour des raisons de sécurité et vous pouvez définir des exigences en matière de vérification de l’identité, comme la saisie par le destinataire d’un code d’accès pour ouvrir et signer le document. La version d’essai gratuite de DocuSign vous permet d’évaluer le logiciel pour vous assurer qu’il répond à vos besoins avant de l’acheter.

Questions fréquemment posées

DocuSign propose-t-il une version gratuite ?

Si vous souhaitez avoir la possibilité de collecter des signatures électroniques, il n’existe pas de version gratuite. L’essai gratuit de DocuSign vous permet de tester l’application, mais vous devez acheter un plan pour conserver l’accès après l’expiration de l’essai de 30 jours. Les forfaits DocuSign commencent à 10 $ par mois et sont facturés annuellement.

Les destinataires de vos documents peuvent signer électroniquement des documents gratuitement. Les utilisateurs peuvent adopter DocuSign pour signer et stocker les formulaires nécessitant leur signature, et ce gratuitement, simplement en créant un compte.

Une application mobile est-elle disponible ?

Oui, DocuSign propose une version mobile. Elle n’est pas aussi riche en fonctionnalités que son homologue de bureau, mais vous êtes en mesure d’effectuer des tâches de signature électronique de base. Vous pouvez télécharger et configurer des formulaires, demander des signatures et suivre le statut des documents.

Si vous utilisez un téléphone portable, il vous sera plus difficile de vous rendre à l’endroit où vous avez besoin de signatures pendant la configuration du document en raison de la petite taille de l’écran. Je recommande donc de limiter ce travail à un ordinateur de bureau ou à une tablette, mais l’application mobile est une option pratique pour vérifier l’état des documents en déplacement.

Les documents sont-ils sécurisés ?

Oui, DocuSign assure la sécurité des documents de plusieurs manières. Il appose un sceau numérique sur chaque document afin de repérer toute falsification, et sa technologie de sceau d’inviolabilité confirme la validité des signatures électroniques.

Tous les documents sont cryptés, et DocuSign réaffecte automatiquement un formulaire signé pour garantir un contrôle strict des documents. Il fournit également un historique de l’activité des documents. Vous pouvez voir quand un formulaire a été signé, imprimé ou envoyé.

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